UFFICI DI SEGRETERIA 

Descrizione: L’ufficio di segreteria svolge attività di amministrazione, contabilità, stato giuridico del personale dipendente del Circolo Didattico e degli alunni iscritti, frequentanti presso questa istituzione .
A ciascun personale è assegnato un compito preciso all’interno dell’Unità Operativa Specifica, come da Piano di Lavoro predisposto dal D.S.G.A..

Cosa fa

UOSSD: Unità Operativa per i Servizi allo Studente e della Didattica

- ricezione iscrizioni alunni scuola Infanzia tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi;

- controllo iscrizioni on-line alunni scuola primaria tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi; Informazione utenza interna ed esterna

- supporto ai genitori alunni tutti i plessi per iscrizioni on-line classi prime;

- interfaccia con il DS per gli adempimenti riguardanti la determinazione

dell’organico di diritto e di fatto in base al numero degli alunni relativamente a tutti i plessi

- Gestione registro matricolare

- gestione circolari interne - tenuta fascicoli documenti alunni - Richiesta o trasmissione documenti

- Gestione corrispondenza con le famiglie

- Gestione statistiche - Trasmissione dati al Sistema informativo Anagrafe alunni MIUR e agli Enti locali - tutti i plessi

- Gestione pagelle, tabelloni, scrutini, gestione assenze e ritardi, Gestione e procedure per adozioni libri di testo

- Certificazioni varie e tenuta registri

- rilascio certificati di iscrizione e frequenza alunni tutti i plessi

- rilascio e ricezione nulla-osta per il trasferimento degli alunni tutti i plessi su indicazioni del Dirigente tenuta e aggiornamento del relativo registro

- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti gli alunni tutti i plessi;

- archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti gli alunni tutti i plessi;

- tenuta e aggiornamento dei fascicoli personali degli alunni tutti i plessi

- interfaccia con i docenti per le problematiche inerenti il sito della scuola

- Gestione denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa alunni e/o personale

- Gestione pratiche studenti diversamente abili

- Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni

- verifica contributi volontari famiglie

- Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti

- gestione DB alunni e tutori del sito web e registro elettronico.

- Carta dello studente

- Gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e linguistiche

- gestione abbonamenti Teatro

- compilazione certificazioni per detrazioni fiscali delle spese di istruzione

non universitarie (contributi volontari, viaggi di istruzione, viaggi, ecc.)

- Collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione problematiche

connesse ai contagi da COVID-19 e ai “soggetti/studenti fragili”.

- Predisposizione e invio fascicoli alunni

- Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per alunni . Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del

comodatario) e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamente prediposta dalla D.S.G.A.

– Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.

- disbrigo adempimenti amministrativi riguardanti il servizio mensa in collaborazione con i responsabili di plesso Scuola dell’Infanzia

- servizio di sportello (URP) inerente l'area didattica

- Gestione avvisi di pagamento Pago in Rete (assicurazione, uscite didattiche, trinity etc…)

 

UOAGP Unità Operativa Affari Generali e Protocollo

-Tenuta registro protocollo informatico

Gestione istanze di accesso agli atti L. 241/1990, accesso civico (FOIA) e

accesso generalizzato (FOIA)

-Gestione procedure per l’archiviazione digitale

-Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore.

- -Gestione corrispondenza elettronica riferite agli indirizzi PEO e PEC (Posta

Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici . In particolare:

• controllare quotidianamente ( entro le ore 09: 00, da ripetersi almenoogni ora) la posta in arrivo

• eliminare pubblicità e spam ( in casi dubbi, prima di eliminare,consultare la DSGA)

•  importare la posta e assegnarla all’ufficio di competenza tramite la funzione disponibile su Gecodoc

• in caso di posta urgente o con adempimenti in scadenza, informare prontamente per le vie brevi il collega dell’ufficio di competenza;

• informare la D.S. di tutta la posta a Lei indirizzata

  -Comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia e Comune) su disposizione della D.S. o della D.S.G.A. e tenuta del registro delle riparazioni ancora da effettuare

  -Disbrigo adempimenti amministrativi per le elezioni e le convocazioni di tutti gli organi collegiali (C.d.I., C.D., C. Interclasse e Intersezione) e della RSU in collaborazione con le responsabili di plesso

- Rilevazione andamento emergenza Covid – 19

 -Distribuzione modulistica analogica al personale interno e gestione della modulistica “smart”

-Circolari interne (compresa pubblicazione on-line sul sito web dell’istituzione scolastica)

-Tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF

-Gestioni circolari scioperi e assemblee sindacali e inserimento docenti aderenti nel sistema delle “sostituzioni on-line”

- Collaborazione con DS per comunicazioni varie e relativa pubblicazione.

-Predisposizione incarichi e nomine docenti ed ATA

-Stipula contratti con esperti esterni connessi alla gestione dei progetti.

- Collaborazione con l’area alunni nella fase della iscrizione o altri periodi di particolare intensità

- collaborazione con la Dirigente Scolastica e la docente Giugliano Maria nonché dello staff dirigenziale per gli adempimenti di rito

- coordinamento e calendario progettualità di Circolo personale ATA in collaborazione con la docente Giugliano Maria e responsabili di plesso

-Tenuta fascicoli personali analogici e digitali: collaborazione con l’area personale per tale specifico compito in ragione dell’arretrato sussistente

-collaborazione con l’RSPP per adempimenti D. Leg.vo 81/08

-Corsi di aggiornamento e di riconversione del personale

-Cura delle pratiche per la concessione del piccolo prestito EX INPDAP e cessione del quinto dello stipendio

-Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per personale. Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del comodatario)

e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamenteprediposta dalla D.S.G.A.

– Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.

UOPSG Unità Operativa del Personale e Stato Giuridico

- Gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del personale ATA (di diritto e di fatto)

- Tenuta fascicoli personali analogici e digitali

- Valutazione domande e compilazione graduatorie supplenze personale docente ed ATA (in particolare per le graduatorie di terza fascia) e relativi controlli sulle autocertificazioni

- Compilazione graduatorie interne soprannumerari docenti ed ATA .

- Pratiche cause di servizio

- Aggiornamento assenze e presenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative

- Preparazione documenti periodo di prova

- Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione.

- comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego.

- autorizzazione libere professioni e attività occasionali .

- Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “Pubblicità legale Albo on-line”

- cura degli adempimenti relativi alla gestione amministrativa degli insegnanti di religione

- cura degli adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale

- predisposizione decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria su indicazioni del DS

- predisposizione adempimenti previsti dalla vigente normativa relativi al periodo di prova del personale scolastico

- richiesta e ricezione documenti di rito al personale scolastico neo assunto.

- trasmissione istanze per riscatto dei periodi lavorativi ai fini pensionistici e della buonuscita

- predisposizione liquidazione compensi per ferie non godute fino a nuove disposizioni da parte del MEF-MIUR

- disbrigo adempimenti amministrativi relativi alla formazione d’ambito e non personale della scuola

- cura del procedimento per il rilascio dei permessi per il diritto allo studio docenti e ATA

- Ricongiunzione L. 29

- Quiescenza

- Dichiarazione dei servizi

- predisposizione pratiche per il riconoscimento dei servizi di carriera pre[1]ruolo, ricostruzioni della carriera, passaggi di ruolo o qualifica ed aggiornamento degli inquadramenti retributivi a seguito dei rinnovi contrattuali e ricongiunzione dei servizi prestati

- predisposizione procedimenti pensionistici (collocamento a riposo, dimissioni e proroga della permanenza in servizio, dispensa)

- Certificati di servizio

- Tenuta del registro certificati di servizio

- Gestione ed elaborazione del TFR.

- incarichi del personale

- pratiche assegno nucleo familiare.

- Cura degli adempimenti relativi all'aggiornamento e al rinnovo delle graduatorie d'istituto

- Cura con il dirigente delle pratiche relative agli organici docenti e ATA e al personale in soprannumero

- Convocazione per conferimento supplenze brevi (espletamento tempestivo (nel giorno stesso) delle procedure richieste dal sistema informatico per la registrazione dei contratti e il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche ai servizi per

l’impiego nei termini stabiliti dalla normativa)

- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale docente e ATA; archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti il personaledocente e ATA

- servizio di sportello inerente l’area personale.

- predisposizione rilascio certificati ed attestazioni di servizio al personale.

- inserimento dei dati relativi al personale sulla piattaforma SIDI.

- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale della scuola - tutti i plessi

- Trasmissione e ricezione fascicoli personale docente e ATA.

- URP area personale

- URP area pensioni

-Predisposizione e invio fascicoli personale

- predisposizione documentazione per invio plichi Ente Poste Italiane, USR, CSA, DPT, Rag. Prov. dello Stato ecc…

- inoltro delle visite fiscali previa disposizione del D.S.

- URP area personale

- cura del procedimento per il rilascio dei permessi terapisti/specialisti alunni d.a.

- Gestione documentazioni e rapporti con Università per tirocini TFA

 

UOAMP Unità Operativa Acquisti, e Magazzino e Patrimonio

COMPITI AREA MAGAZZINO E PATRIMONIO

- Cura e gestione del patrimonio

- Distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA e docenti

- Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso.

- Tenuta dei registri di magazzino

- Carico e scarico materiale di facile consumo

- Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti

- Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici

- Collabora con il DSGA per le pratiche relative agli acquisti

- Ricognizione beni in carico inventariati, verifica ubicazione e stato d’uso in collaborazione con i sub-consegnatari, rinnovo degli inventari e aggiornamento dei valori

- Rapporti con i sub-consegnatari Predisposizione atti inerenti il passaggio di consegne tra consegnatari dei beni

- Archiviazione garanzie apparecchiature e libretti, licenze d’uso, licenze RAI, ecc.

- Verifica giacenze di magazzino materiale di facile consumo, stoccaggio, custodia e distribuzione del materiale di facile consumo, scorte cartucce/toner

- Richieste interventi di ripristino/manutenzione per le apparecchiature informatiche

- Monitoraggio consumi fotocopie dei plessi, carta uffici, cancelleria uffici, toner e cartucce

COMPITI AREA ACQUISTI

- Diretta e immediata collaborazione con DSGA per procedure di acquisizione di beni e servizi:

- Attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali.

- Predisposizione pratiche acquisti e relativi adempimenti di legge, alla luce delle nuove disposizioni del Codice appalti e in riferimento a Consip e mercato elettronico della P.A.

- Acquisizione richieste di offerta, formulazione di prospetti comparativi nel rispetto dei criteri fissati dal Consiglio di istituto e dall’art. 34 del D.I. 44/01;

- emissione degli ordinativi di fornitura

- Adempimenti connessi alle attività previste nel PTOF e Reti di appartenenza (Bandi di gara, lettere di invito, gare acquisti di beni e servizi, richieste di preventivi, verbali Commissioni e prospetti comparativi)

- Procedure di acquisto telematiche (CONSIP, MEPA e MEPI): verifica Convenzioni attive e disponibilità prodotti/servizi

- Richiesta CIG, CUP, DURC, tracciabilità flussi finanziari per Ditte e lavoratori autonomi, procedura DURC irregolare, verifiche Equitalia, Verifica telematica requisiti operatori economici

- Determine a contrarre e di impegno di spesa, certificati di regolare prestazione e atto di liquidazione

- Corrispondenza e rapporti con i fornitori per i contratti di manutenzione e riparazione dei sussidi didattici.

 

SEDE E CONTATTI 

• Via Roma,37 - 80039 Saviano (NA)
• tel 081 8202254
• E-mail istituzionale : naee515005@istruzione.it 
• Pec : naee515005@pec.istruzione.it

ORARIO DI RICEVIMENTO AL PUBBLICO

Il Dirigente Scolastico e il DSGA riceveranno l'utenza il lunedi e il giovedi dalle ore 11:00 alle ore 13:00 

Gli uffici di segreteria saranno aperti al pubblico 

• Dal Lunedì al Venerdi dalle ore 10:00 alle ore 12:00
• Mercoledì dalle ore 15:30 alle ore 17:00

IL PERSONALE DI SEGRETERIA E' COSI COMPOSTO:

• Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (D.S.G.A.): Dott.ssa  Mercogliano Rosabianca
• Area alunni : A.A.  D'Avino Gioacchino
• Area Personale / Protocollo: A.A. Strazzullo Alessio
• Area Personale: A.A. Sommese Antonietta 
• Affari Generali / U.R.P.: A.A. Iorio Filomena