UFFICI DI SEGRETERIA
DESCRIZIONE: L’ufficio di segreteria svolge attività di amministrazione, contabilità, stato giuridico del personale dipendente del Circolo Didattico e degli alunni iscritti, frequentanti presso questa istituzione .
A ciascun personale è assegnato un compito preciso all’interno dell’Unità Operativa Specifica, come da Piano di Lavoro predisposto dal D.S.G.A. Il personale di segreteria è così composto:
- Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (D.S.G.A.): Dott.ssa Mercogliano Rosabianca
- Area alunni : A.A. D'Avino Gioacchino
- Area Personale / Protocollo: A.A. Strazzullo Alessio
- Area Personale: A.A. Sommese Antonietta
- Affari Generali / U.R.P.: A.A. Iorio Filomena
COSA FA:
1) Unità Operativa per i Servizi allo Studente e della Didattica
- ricezione iscrizioni alunni scuola Infanzia tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi;
- controllo iscrizioni on-line alunni scuola primaria tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi; Informazione utenza interna ed esterna
- supporto ai genitori alunni tutti i plessi per iscrizioni on-line classi prime;
- interfaccia con il DS per gli adempimenti riguardanti la determinazione
dell’organico di diritto e di fatto in base al numero degli alunni relativamente a tutti i plessi
- Gestione registro matricolare
- gestione circolari interne - tenuta fascicoli documenti alunni - Richiesta o trasmissione documenti
- Gestione corrispondenza con le famiglie
- Gestione statistiche - Trasmissione dati al Sistema informativo Anagrafe alunni MIUR e agli Enti locali - tutti i plessi
- Gestione pagelle, tabelloni, scrutini, gestione assenze e ritardi, Gestione e procedure per adozioni libri di testo
- Certificazioni varie e tenuta registri
- rilascio certificati di iscrizione e frequenza alunni tutti i plessi
- rilascio e ricezione nulla-osta per il trasferimento degli alunni tutti i plessi su indicazioni del Dirigente tenuta e aggiornamento del relativo registro
- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti gli alunni tutti i plessi;
- archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti gli alunni tutti i plessi;
- tenuta e aggiornamento dei fascicoli personali degli alunni tutti i plessi
- interfaccia con i docenti per le problematiche inerenti il sito della scuola
- Gestione denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa alunni e/o personale
- Gestione pratiche studenti diversamente abili
- Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni
- verifica contributi volontari famiglie
- Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti
- gestione DB alunni e tutori del sito web e registro elettronico.
- Carta dello studente
- Gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e linguistiche
- gestione abbonamenti Teatro
- compilazione certificazioni per detrazioni fiscali delle spese di istruzione
non universitarie (contributi volontari, viaggi di istruzione, viaggi, ecc.)
- Collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione problematiche
connesse ai contagi da COVID-19 e ai “soggetti/studenti fragili”.
- Predisposizione e invio fascicoli alunni
- Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per alunni . Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del
comodatario) e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamente prediposta dalla D.S.G.A.
– Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.
- disbrigo adempimenti amministrativi riguardanti il servizio mensa in collaborazione con i responsabili di plesso Scuola dell’Infanzia
- servizio di sportello (URP) inerente l'area didattica
- Gestione avvisi di pagamento Pago in Rete (assicurazione, uscite didattiche, trinity etc…)
2) UOAGP Unità Operativa Affari Generali e Protocollo
-Tenuta registro protocollo informatico
Gestione istanze di accesso agli atti L. 241/1990, accesso civico (FOIA) e
accesso generalizzato (FOIA)
-Gestione procedure per l’archiviazione digitale
-Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore.
- -Gestione corrispondenza elettronica riferite agli indirizzi PEO e PEC (Posta
Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici . In particolare:
- controllare quotidianamente ( entro le ore 09: 00, da ripetersi almenoogni ora) la posta in arrivo
-
eliminare pubblicità e spam ( in casi dubbi, prima di eliminare,consultare la DSGA)
-
importare la posta e assegnarla all’ufficio di competenza tramite la funzione disponibile su Gecodoc
-
in caso di posta urgente o con adempimenti in scadenza, informare prontamente per le vie brevi il collega dell’ufficio di competenza;
-
informare la D.S. di tutta la posta a Lei indirizzata
-Comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia e Comune) su disposizione della D.S. o della D.S.G.A. e tenuta del registro delle riparazioni ancora da effettuare
-Disbrigo adempimenti amministrativi per le elezioni e le convocazioni di tutti gli organi collegiali (C.d.I., C.D., C. Interclasse e Intersezione) e della RSU in collaborazione con le responsabili di plesso
- Rilevazione andamento emergenza Covid – 19
-Distribuzione modulistica analogica al personale interno e gestione della modulistica “smart”
-Circolari interne (compresa pubblicazione on-line sul sito web dell’istituzione scolastica)
-Tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
-Gestioni circolari scioperi e assemblee sindacali e inserimento docenti aderenti nel sistema delle “sostituzioni on-line”
- Collaborazione con DS per comunicazioni varie e relativa pubblicazione.
-Predisposizione incarichi e nomine docenti ed ATA
-Stipula contratti con esperti esterni connessi alla gestione dei progetti.
- Collaborazione con l’area alunni nella fase della iscrizione o altri periodi di particolare intensità
- collaborazione con la Dirigente Scolastica e la docente Giugliano Maria nonché dello staff dirigenziale per gli adempimenti di rito
- coordinamento e calendario progettualità di Circolo personale ATA in collaborazione con la docente Giugliano Maria e responsabili di plesso
-Tenuta fascicoli personali analogici e digitali: collaborazione con l’area personale per tale specifico compito in ragione dell’arretrato sussistente
-collaborazione con l’RSPP per adempimenti D. Leg.vo 81/08
-Corsi di aggiornamento e di riconversione del personale
-Cura delle pratiche per la concessione del piccolo prestito EX INPDAP e cessione del quinto dello stipendio
-Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per personale. Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del comodatario)
e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamenteprediposta dalla D.S.G.A.
– Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.
3) UOPSG Unità Operativa del Personale e Stato Giuridico
- Gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del personale ATA (di diritto e di fatto)
- Tenuta fascicoli personali analogici e digitali
- Valutazione domande e compilazione graduatorie supplenze personale docente ed ATA (in particolare per le graduatorie di terza fascia) e relativi controlli sulle autocertificazioni
- Compilazione graduatorie interne soprannumerari docenti ed ATA .
- Pratiche cause di servizio
- Aggiornamento assenze e presenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative
- Preparazione documenti periodo di prova
- Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione.
- comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego.
- autorizzazione libere professioni e attività occasionali .
- Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “Pubblicità legale Albo on-line”
- cura degli adempimenti relativi alla gestione amministrativa degli insegnanti di religione
- cura degli adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale
- predisposizione decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria su indicazioni del DS
- predisposizione adempimenti previsti dalla vigente normativa relativi al periodo di prova del personale scolastico
- richiesta e ricezione documenti di rito al personale scolastico neo assunto.
- trasmissione istanze per riscatto dei periodi lavorativi ai fini pensionistici e della buonuscita
- predisposizione liquidazione compensi per ferie non godute fino a nuove disposizioni da parte del MEF-MIUR
- disbrigo adempimenti amministrativi relativi alla formazione d’ambito e non personale della scuola
- cura del procedimento per il rilascio dei permessi per il diritto allo studio docenti e ATA
- Ricongiunzione L. 29
- Quiescenza
- Dichiarazione dei servizi
- predisposizione pratiche per il riconoscimento dei servizi di carriera pre- ruolo, ricostruzioni della carriera, passaggi di ruolo o qualifica ed aggiornamento degli inquadramenti retributivi a seguito dei rinnovi contrattuali e ricongiunzione dei servizi prestati
- predisposizione procedimenti pensionistici (collocamento a riposo, dimissioni e proroga della permanenza in servizio, dispensa)
- Certificati di servizio
- Tenuta del registro certificati di servizio
- Gestione ed elaborazione del TFR.
- incarichi del personale
- pratiche assegno nucleo familiare.
- Cura degli adempimenti relativi all'aggiornamento e al rinnovo delle graduatorie d'istituto
- Cura con il dirigente delle pratiche relative agli organici docenti e ATA e al personale in soprannumero
- Convocazione per conferimento supplenze brevi (espletamento tempestivo (nel giorno stesso) delle procedure richieste dal sistema informatico per la registrazione dei contratti e il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche ai servizi per
l’impiego nei termini stabiliti dalla normativa)
- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale docente e ATA; archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti il personaledocente e ATA
- servizio di sportello inerente l’area personale.
- predisposizione rilascio certificati ed attestazioni di servizio al personale.
- inserimento dei dati relativi al personale sulla piattaforma SIDI.
- richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale della scuola - tutti i plessi
- Trasmissione e ricezione fascicoli personale docente e ATA.
- URP area personale
- URP area pensioni
-Predisposizione e invio fascicoli personale
- predisposizione documentazione per invio plichi Ente Poste Italiane, USR, CSA, DPT, Rag. Prov. dello Stato ecc…
- inoltro delle visite fiscali previa disposizione del D.S.
- URP area personale
- cura del procedimento per il rilascio dei permessi terapisti/specialisti alunni d.a.
- Gestione documentazioni e rapporti con Università per tirocini TFA
4) UOAMP Unità Operativa Acquisti, e Magazzino e Patrimonio
- Cura e gestione del patrimonio
- Distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA e docenti
- Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso.
- Tenuta dei registri di magazzino
- Carico e scarico materiale di facile consumo
- Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti
- Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici
- Collabora con il DSGA per le pratiche relative agli acquisti
- Ricognizione beni in carico inventariati, verifica ubicazione e stato d’uso in collaborazione con i sub-consegnatari, rinnovo degli inventari e aggiornamento dei valori
- Rapporti con i sub-consegnatari Predisposizione atti inerenti il passaggio di consegne tra consegnatari dei beni
- Archiviazione garanzie apparecchiature e libretti, licenze d’uso, licenze RAI, ecc.
- Verifica giacenze di magazzino materiale di facile consumo, stoccaggio, custodia e distribuzione del materiale di facile consumo, scorte cartucce/toner
- Richieste interventi di ripristino/manutenzione per le apparecchiature informatiche
- Monitoraggio consumi fotocopie dei plessi, carta uffici, cancelleria uffici, toner e cartucce
- Diretta e immediata collaborazione con DSGA per procedure di acquisizione di beni e servizi:
- Attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali.
- Predisposizione pratiche acquisti e relativi adempimenti di legge, alla luce delle nuove disposizioni del Codice appalti e in riferimento a Consip e mercato elettronico della P.A.
- Acquisizione richieste di offerta, formulazione di prospetti comparativi nel rispetto dei criteri fissati dal Consiglio di istituto e dall’art. 34 del D.I. 44/01;
- emissione degli ordinativi di fornitura
- Adempimenti connessi alle attività previste nel PTOF e Reti di appartenenza (Bandi di gara, lettere di invito, gare acquisti di beni e servizi, richieste di preventivi, verbali Commissioni e prospetti comparativi)
- Procedure di acquisto telematiche (CONSIP, MEPA e MEPI): verifica Convenzioni attive e disponibilità prodotti/servizi
- Richiesta CIG, CUP, DURC, tracciabilità flussi finanziari per Ditte e lavoratori autonomi, procedura DURC irregolare, verifiche Equitalia, Verifica telematica requisiti operatori economici
- Determine a contrarre e di impegno di spesa, certificati di regolare prestazione e atto di liquidazione
- Corrispondenza e rapporti con i fornitori per i contratti di manutenzione e riparazione dei sussidi didattici.
SEDE E CONTATTI
- Via Roma,37 - 80039 Saviano (NA)
- tel 081 8202254
- E-mail istituzionale : naee515005@istruzione.it
- Pec : naee515005@pec.istruzione.it
ORARIO DI RICEVIMENTO AL PUBBLICO
Il Dirigente Scolastico e il DSGA riceveranno l'utenza il lunedi e il giovedi dalle ore 11:00 alle ore 13:00
Gli uffici di segreteria saranno aperti al pubblico
- Dal Lunedì al Venerdi dalle ore 10:00 alle ore 12:00
- Mercoledì dalle ore 15:30 alle ore 17:00
GIUNTA ESECUTIVA
DESCRIZIONE: La Giunta Esecutiva, eletta dal Consiglio di Istituto nella riunione di insediamento, è composta da due genitori, un rappresentante del personale docente, un rappresentante del personale A.T.A.; ne sono membri di diritto il Dirigente Scolastico che la presiede, la convoca e ne definisce l'Ordine del Giorno e il Direttore dei servizi generali e amministrativi al quale sono anche attribuite funzioni di segretario. Dura in carica tre anni.
COSA FA: Istruisce i lavori del Consiglio di Istituto e cura l'esecuzione delle delibere dallo stesso adottate; propone il Programma Annuale per l'approvazione; in corso di Esercizio Finanziario può sottoporre al Consiglio di Istituto le variazioni legate a modifiche della fase previsionale di Entrate e Spese.
SEDE : Plesso Strutture Prefabbricate
ORARI: la Giunta Esecutiva si riunisce negli orari indicati dai relativi avvisi di convocazione.
CONSIGLIO DI CIRCOLO
DESCRIZIONE: Il Consiglio di Circolo è composto da 18 unità: il Dirigente Scolastico, 8 rappresentanti del corpo docente, 8 rappresentanti dei genitori degli alunni, 1 rappresentante del personale A.T.A.
Le modalità di Funzionamento e le competenze sono disciplinate dalla normativa vigente in materia (tra cui il D. Lgs. 297/94 - T.U. delle disposizioni legislative in materia di Istruzione e il D.I. 129/2018 – Istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle scuole) nonché dal Regolamento di Istituto. La carica ha durata triennale; gli eventuali membri dimissionari, i Consiglieri nei confronti dei quali sia stata pronunciata la decadenza o quelli risultati assenti ingiustificati in tre riunioni consecutive saranno sostituiti mediante surroga. Il Presidente eletto da tutti i Consiglieri, nella riunione di insediamento, ha libero accesso ai locali dell’istituto durante l’orario scolastico ed ha il diritto di ricevere informazioni e documentazione relative alle materie di competenza del Consiglio.
COSA FA:
Il Consiglio di Istituto rappresenta un importante elemento di sintesi all’interno dell'Istituzione scolastica poiché ne include tutte le componenti.
In sinergia con con gli altri Organi Collegiali e la Dirigenza, nel rispetto delle differenti prerogative e competenze, definisce e adotta gli indirizzi generali di politica scolastica in ambito sia didattico che amministrativo.
E' suo compito approvare documenti di primaria importanza quali il Regolamento di Istituto,il Piano Triennale dell’Offerta Formativa inclusi gli adeguamenti disposti periodicamente, il Programma annuale ed il Conto Consuntivo.
Determina inoltre le modalità di autofinanziamento e fornisce indicazioni sull’impiego delle risorse finalizzate al funzionamento.
Delibera in merito all’utilizzo dei locali scolastici, alla partecipazione ad attività culturali, sportive e ricreative, all’adesione a reti di scuole e ad eventuali iniziative assistenziali.
Le competenze in campo negoziale sono state ridefinite ed ampliate dalle recenti norme emanate in materia di gestione amministrativo-contabile delle Istituzioni Scolastiche ; il Regolamento 129/2018 armonizza il proprio disposto con il Codice dei Contratti pubblici, conseguentemente il Consiglio di Istituto dovrà deliberare in merito a:
- coerenza, rispetto alle previsioni del P.T.O.F. e del Programma Annuale, delle determinazioni a contrarre adottate dal dirigente scolastico per acquisizioni di importo superiore alla soglia comunitaria.
- definizione, nei termini delineati dalla normativa vigente in materia, dei criteri e dei limiti per lo svolgimento, da parte del dirigente scolastico, delle seguenti attività negoziali:
a) affidamenti di lavori, servizi e forniture, secondo quanto disposto dal decreto legislativo 18 aprile 2016, n. 50 e dalle relative previsioni di attuazione, di importo superiore a 10.000,00 euro;
b) utilizzazione da parte di soggetti terzi di locali, beni o siti informatici, appartenenti o in uso alla istituzione scolastica;
c) convenzioni relative a prestazioni del personale della scuola e degli alunni per conto terzi;
d) alienazione di beni e servizi prodotti nell’esercizio di attività didattiche o programmate a favore di terzi;
e) contratti di prestazione d’opera con esperti per particolari attività ed insegnamenti;
f) partecipazione a progetti internazionali;
g) determinazione della consistenza massima e dei limiti di importo del fondo economale di cui all’articolo 21.
SEDE : Plesso Strutture Prefabbricate
ORARI: Il Consiglio di Circolo si riunisce negli orari indicati dai relativi avvisi di convocazione.