Ufficio di segreteria

Descrizione

L’ufficio di segreteria svolge attività di amministrazione, contabilità, stato giuridico del personale dipendente del Circolo Didattico e degli alunni iscritti, frequentanti presso questa istituzione .
A ciascun personale è assegnato un compito preciso all’interno dell’Unità Operativa Specifica, come da Piano di Lavoro predisposto dal D.S.G.A. Il personale di segreteria è così composto:

• Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (D.S.G.A.): Dott.ssa  Mercogliano Rosabianca

• Area alunni : A.A.  D'Avino Gioacchino

• Area Personale / Acquisti: A.A. Strazzullo Alessio

• Area Protocollo / Personale: A.A. Palmese Michela

• Affari Generali / U.R.P./ Magazzino: A.A. Iorio Filomena

Cosa fa

1) Unità Operativa per i Servizi allo Studente e della Didattica

• - ricezione iscrizioni alunni scuola Infanzia tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi;
• - controllo iscrizioni on-line alunni scuola primaria tutti i plessi con successivo inserimento dati nel programma informatico per la formazione delle classi e conseguente disbrigo degli adempimenti amministrativi ad esse relativi; Informazione utenza interna ed esterna
• - supporto ai genitori alunni tutti i plessi per iscrizioni on-line classi prime;
• - interfaccia con il DS per gli adempimenti riguardanti la determinazione
• dell’organico di diritto e di fatto in base al numero degli alunni relativamente a tutti i plessi
• - Gestione registro matricolare
• - gestione circolari interne - tenuta fascicoli documenti alunni - Richiesta o trasmissione documenti
• - Gestione corrispondenza con le famiglie
• - Gestione statistiche - Trasmissione dati al Sistema informativo Anagrafe alunni MIUR e agli Enti locali - tutti i plessi
• - Gestione pagelle, tabelloni, scrutini, gestione assenze e ritardi, Gestione e procedure per adozioni libri di testo
• - Certificazioni varie e tenuta registri
• - rilascio certificati di iscrizione e frequenza alunni tutti i plessi
• - rilascio e ricezione nulla-osta per il trasferimento degli alunni tutti i plessi su indicazioni del Dirigente tenuta e aggiornamento del relativo registro
• - richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti gli alunni tutti i plessi;
• - archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti gli alunni tutti i plessi;
• - tenuta e aggiornamento dei fascicoli personali degli alunni tutti i plessi
• - interfaccia con i docenti per le problematiche inerenti il sito della scuola
• - Gestione denunce infortuni INAIL e Assicurazione integrativa alunni e/o personale
• - Gestione pratiche studenti diversamente abili
• - Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni
• - verifica contributi volontari famiglie
• - Gestione monitoraggi e rilevazioni statistiche riferite agli studenti
• - gestione DB alunni e tutori del sito web e registro elettronico.
• - Carta dello studente
• - Gestione iscrizioni ai corsi per le certificazioni informatiche e linguistiche
• - gestione abbonamenti Teatro
• - compilazione certificazioni per detrazioni fiscali delle spese di istruzione
• non universitarie (contributi volontari, viaggi di istruzione, viaggi, ecc.)
• - Collaborazione con il DS per segnalazioni e gestione problematiche
• connesse ai contagi da COVID-19 e ai “soggetti/studenti fragili”.
• - Predisposizione e invio fascicoli alunni
• - Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per alunni . Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del
• comodatario) e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamente prediposta dalla D.S.G.A.
• – Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.
• - disbrigo adempimenti amministrativi riguardanti il servizio mensa in collaborazione con i responsabili di plesso Scuola dell’Infanzia
• - servizio di sportello (URP) inerente l'area didattica
• - Gestione avvisi di pagamento Pago in Rete (assicurazione, uscite didattiche, trinity etc…)

2) UOAGP Unità Operativa Affari Generali e Protocollo

• -Tenuta registro protocollo informatico
• Gestione istanze di accesso agli atti L. 241/1990, accesso civico (FOIA) e
• accesso generalizzato (FOIA)
• -Gestione procedure per l’archiviazione digitale
• -Gestione procedure per la conservazione digitale presso l’ente conservatore.
• - -Gestione corrispondenza elettronica riferite agli indirizzi PEO e PEC (Posta
• Elettronica Certificata), nonché i residuali flussi analogici . In particolare:

• controllare quotidianamente ( entro le ore 09: 00, da ripetersi almenoogni ora) la posta in arrivo

• eliminare pubblicità e spam ( in casi dubbi, prima di eliminare,consultare la DSGA)

•  importare la posta e assegnarla all’ufficio di competenza tramite la funzione disponibile su Gecodoc

• in caso di posta urgente o con adempimenti in scadenza, informare prontamente per le vie brevi il collega dell’ufficio di competenza;

• informare la D.S. di tutta la posta a Lei indirizzata

  -Comunicazione dei guasti all’ente locale (Provincia e Comune) su disposizione della D.S. o della D.S.G.A. e tenuta del registro delle riparazioni ancora da effettuare

  -Disbrigo adempimenti amministrativi per le elezioni e le convocazioni di tutti gli organi collegiali (C.d.I., C.D., C. Interclasse e Intersezione) e della RSU in collaborazione con le responsabili di plesso

• - Rilevazione andamento emergenza Covid – 19
•  -Distribuzione modulistica analogica al personale interno e gestione della modulistica “smart”
• -Circolari interne (compresa pubblicazione on-line sul sito web dell’istituzione scolastica)
• -Tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
• -Gestioni circolari scioperi e assemblee sindacali e inserimento docenti aderenti nel sistema delle “sostituzioni on-line”
• - Collaborazione con DS per comunicazioni varie e relativa pubblicazione.
• -Predisposizione incarichi e nomine docenti ed ATA
• -Stipula contratti con esperti esterni connessi alla gestione dei progetti.
• - Collaborazione con l’area alunni nella fase della iscrizione o altri periodi di particolare intensità
• - collaborazione con la Dirigente Scolastica e la docente Giugliano Maria nonché dello staff dirigenziale per gli adempimenti di rito
• - coordinamento e calendario progettualità di Circolo personale ATA in collaborazione con la docente Giugliano Maria e responsabili di plesso
• -Tenuta fascicoli personali analogici e digitali: collaborazione con l’area personale per tale specifico compito in ragione dell’arretrato sussistente
• -collaborazione con l’RSPP per adempimenti D. Leg.vo 81/08
• -Corsi di aggiornamento e di riconversione del personale
• -Cura delle pratiche per la concessione del piccolo prestito EX INPDAP e cessione del quinto dello stipendio
• -Predisposizione modulistica e adempimenti connessi per stipula contratti di comodato d’uso dei device per personale. Tenuta dell’elenco dei device consegnati (comprensivo del n. di inventario e del nominativo del comodatario)
• e aggiornamento dello stesso in caso di riconsegna del device, avendo cura di compilare,al momento della riconsegna, la modulistica appositamenteprediposta dalla D.S.G.A.
• – Informare la D.S.G.A. di eventuali device riconsegnati in stato di malfunzionamento.

3) UOPSG Unità Operativa del Personale e Stato Giuridico

• - Gestione degli organici dell’autonomia (per i docenti) e del personale ATA (di diritto e di fatto)
• - Tenuta fascicoli personali analogici e digitali
• - Valutazione domande e compilazione graduatorie supplenze personale docente ed ATA (in particolare per le graduatorie di terza fascia) e relativi controlli sulle autocertificazioni
• - Compilazione graduatorie interne soprannumerari docenti ed ATA .
• - Pratiche cause di servizio
• - Aggiornamento assenze e presenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative
• - Preparazione documenti periodo di prova
• - Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione.
• - comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego.
• - autorizzazione libere professioni e attività occasionali .
• - Pubblicazione degli atti di propria competenza nella sez. “Pubblicità legale Albo on-line”
• - cura degli adempimenti relativi alla gestione amministrativa degli insegnanti di religione
• - cura degli adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale
• - predisposizione decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria su indicazioni del DS
• - predisposizione adempimenti previsti dalla vigente normativa relativi al periodo di prova del personale scolastico
• - richiesta e ricezione documenti di rito al personale scolastico neo assunto.
• - trasmissione istanze per riscatto dei periodi lavorativi ai fini pensionistici e della buonuscita
• - predisposizione liquidazione compensi per ferie non godute fino a nuove disposizioni da parte del MEF-MIUR
• - disbrigo adempimenti amministrativi relativi alla formazione d’ambito e non personale della scuola
• - cura del procedimento per il rilascio dei permessi per il diritto allo studio docenti e ATA
• - Ricongiunzione L. 29
• - Quiescenza
• - Dichiarazione dei servizi
• - predisposizione pratiche per il riconoscimento dei servizi di carriera pre- ruolo, ricostruzioni della carriera, passaggi di ruolo o qualifica ed aggiornamento degli inquadramenti retributivi a seguito dei rinnovi contrattuali e ricongiunzione dei servizi prestati
• - predisposizione procedimenti pensionistici (collocamento a riposo, dimissioni e proroga della permanenza in servizio, dispensa)
• - Certificati di servizio
• - Tenuta del registro certificati di servizio
• - Gestione ed elaborazione del TFR.
• - incarichi del personale
• - pratiche assegno nucleo familiare.
• - Cura degli adempimenti relativi all'aggiornamento e al rinnovo delle graduatorie d'istituto
• - Cura con il dirigente delle pratiche relative agli organici docenti e ATA e al personale in soprannumero
• - Convocazione per conferimento supplenze brevi (espletamento tempestivo (nel giorno stesso) delle procedure richieste dal sistema informatico per la registrazione dei contratti e il corretto adempimento delle comunicazioni telematiche ai servizi per
• l’impiego nei termini stabiliti dalla normativa)
• - richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale docente e ATA; archiviazione atti e ricerche d’archivio riguardanti il personaledocente e ATA
• - servizio di sportello inerente l’area personale.
• - predisposizione rilascio certificati ed attestazioni di servizio al personale.
• - inserimento dei dati relativi al personale sulla piattaforma SIDI.
• - richiesta e trasmissione documenti vari riguardanti il personale della scuola - tutti i plessi
• - Trasmissione e ricezione fascicoli personale docente e ATA.
• - URP area personale
• - URP area pensioni
• -Predisposizione e invio fascicoli personale
• - predisposizione documentazione per invio plichi Ente Poste Italiane, USR, CSA, DPT, Rag. Prov. dello Stato ecc…
• - inoltro delle visite fiscali previa disposizione del D.S.
• - URP area personale
• - cura del procedimento per il rilascio dei permessi terapisti/specialisti alunni d.a.
• - Gestione documentazioni e rapporti con Università per tirocini TFA

4) UOAMP Unità Operativa Acquisti, e Magazzino e Patrimonio

• - Cura e gestione del patrimonio
• - Distribuzione dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al personale ATA e docenti
• - Cura delle forniture relative alle cassette di primo soccorso.
• - Tenuta dei registri di magazzino
• - Carico e scarico materiale di facile consumo
• - Distribuzione prodotti di facile consumo agli uffici e ai docenti
• - Distribuzione dei prodotti di pulizia ai collaboratori scolastici
• - Collabora con il DSGA per le pratiche relative agli acquisti
• - Ricognizione beni in carico inventariati, verifica ubicazione e stato d’uso in collaborazione con i sub-consegnatari, rinnovo degli inventari e aggiornamento dei valori
• - Rapporti con i sub-consegnatari Predisposizione atti inerenti il passaggio di consegne tra consegnatari dei beni
• - Archiviazione garanzie apparecchiature e libretti, licenze d’uso, licenze RAI, ecc.
• - Verifica giacenze di magazzino materiale di facile consumo, stoccaggio, custodia e distribuzione del materiale di facile consumo, scorte cartucce/toner
• - Richieste interventi di ripristino/manutenzione per le apparecchiature informatiche
• - Monitoraggio consumi fotocopie dei plessi, carta uffici, cancelleria uffici, toner e cartucce
• - Diretta e immediata collaborazione con DSGA per procedure di acquisizione di beni e servizi:
• - Attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali.
• - Predisposizione pratiche acquisti e relativi adempimenti di legge, alla luce delle nuove disposizioni del Codice appalti e in riferimento a Consip e mercato elettronico della P.A.
• - Acquisizione richieste di offerta, formulazione di prospetti comparativi nel rispetto dei criteri fissati dal Consiglio di istituto e dall’art. 34 del D.I. 44/01;
• - emissione degli ordinativi di fornitura
• - Adempimenti connessi alle attività previste nel PTOF e Reti di appartenenza (Bandi di gara, lettere di invito, gare acquisti di beni e servizi, richieste di preventivi, verbali Commissioni e prospetti comparativi)
• - Procedure di acquisto telematiche (CONSIP, MEPA e MEPI): verifica Convenzioni attive e disponibilità prodotti/servizi
• - Richiesta CIG, CUP, DURC, tracciabilità flussi finanziari per Ditte e lavoratori autonomi, procedura DURC irregolare, verifiche Equitalia, Verifica telematica requisiti operatori economici
• - Determine a contrarre e di impegno di spesa, certificati di regolare prestazione e atto di liquidazione
• - Corrispondenza e rapporti con i fornitori per i contratti di manutenzione e riparazione dei sussidi didattici.

Sede

Via Roma,37 - 80039 Saviano (NA)

Orario Di Ricevimento Al Pubblico

Gli uffici di segreteria saranno aperti al pubblico 

• Dal Lunedì al Venerdi dalle ore 10:00 alle ore 12:00

• Martedi e Giovedì dalle ore 15:30 alle ore 17:00

Contatti

• tel 081 8202254

• E-mail istituzionale : naee515005@istruzione.it 

• Pec : naee515005@pec.istruzione.it